災害時の情報伝達の手法について、色々言われているのをSNSで見かけました。
緊急事態の場合、アナログ手法がデジタルより有効なことは大いにあります。
具体例
メールと電話の使い分け（通話とメッセージの使い分け）
災害時には、人命救助などの緊急連絡が多く入ります。
そこまででなくても、今まさに作業をしている人に連絡をしなければならないことは多いでしょう。
そのため、早急に連絡を取る場合は電話。緊急性はないけれど伝えなければいけない情報はメール等使い分ける必要があります。
LINEなどの場合も同様、メッセージと通話をうまく使い分けましょう。
本部を作る
緊急時には、統率が取れないと各々が思いついたことを勝手に始めてしまうため、対策本部を物理的に作ることは重要です。中小企業の規模なら総務部や社長室、会議室などが適当ですが、安全優先で。
他に事業所がある場合は、支部あるいは代表者を立て、情報が集約するようにして状況報告を適宜上げてもらいましょう。
連絡手段にZoomやビジネスチャットを使うのは良いですが、必ず早い段階で電話番号をやり取りしておきましょう。サーバー障害や停電などで連絡が取れなくなることも考えられます。電話もパンクが起こり得ますが他の連絡手段よりいくらかマシです。
とにかく作業を終えたら本部に報告する。問題を発見したら本部に連絡をする。問題解決の手法を思いついたら本部に相談する。緊急時ほどホウレンソウが活きます。お互いにピリピリしているので、言い合いになっても心を落ち着け穏やかな対応を心がけましょう。
情報は紙orホワイトボード管理
本部に大きな紙あるいはホワイトボードを設置し、階層などで大まかにエリアを分けます。
起こった問題をとにかく箇条書きにしていきましょう。
ビジネスチャットやタスク管理サービスなど、インターネットを使った方法は、停電リスクや確認漏れなどが発生するため、この際使うべきではありません。
本部から全体に現状報告として行うのであればデジタル手法も有効です。
最初は誰がどこに向かっているかも書くようにした方がいいかと思ったのですが、実際にやってみると行った先でより緊急性の高いことが発生して結局うまく機能しませんでした。
- 見つけた問題点を必ずホワイトボードに書く
- 進捗状況も合わせて書き加えていく
- 作業が終わったら本部に戻り、次の作業指示を仰ぐ
本部に人がいない際の取り決めをする
会社規模が小さい、あるいは正月の時期なので人手が足りず、本部が誰もいない状態になることも考えられます。
作業が終わった際に本部に人がいないときのルールを決める必要があります。
- 他の誰かが来るまで待つ
- 電話で指示を仰ぐ
- ホワイトボードを見て次の対応に向かう
まとめ
普段会社では「ペーパーレスやりたい！クラウド導入したい！」と言っているので、正直結構驚かれましたが、災害時は一覧性、即時性、導入の容易さでアナログ手法が勝る部分がたくさんあります。
余震が続き、夜中に目が覚めてしまったので、思いつくがままに今日起こったことや自衛消防講習、自身の体験や知識などから、有効だった対応をまとめてみました。
まだまだ予断を許さない状況が続いています。自分の命を優先に、できることを行っていきましょう！
コメント