前回のアクセスが好調なので第2回となりました、小さな会社の小さなDXです。
今回は、ビジネスチャットをご紹介します。
「そんなのラインでいいだろ！」とか、「ショートメールとか電話でいいだろ！」と思われる方も多いと思いますが、そういった方はこの記事にたどり着かないと思うので、こういった方々はこの記事では敵としてお話しますね😊
ビジネスチャットとLINEの明確な違いは、ビジネス上のコミュニケーションであるということが一番大きいです。どういうことかというと、定時後の連絡を防ぐことが出来ます。
もし、ビジネスチャットが時間外に届き、24時間働いているような状態になっているのなら、それこそLINEでいいでしょう。
ビジネスチャットの導入ルールを決める
実際に導入するビジネスチャットをどれにするかということよりも、一番重要なのが会社としてどのようにこのチャットを運用するかです。
以下に最低限のルールを紹介します。
- 社員全員、最低でも役員以外の全員が利用する
- 定時後の連絡は翌営業日対応。緊急の場合は別の手段を利用する。
- 口約束は、メモ程度でもチャットに残す
これだけ守って、あとは業種や状況によってルールを追加していけばOKです。
では、次にどんなビジネスチャットがあるか見てみましょう。
ビジネスチャット、どれにする？
無料で使うなら「LINE WORKS」
無料で利用するならこれ一択でしょう。LINEが提供している「LINE WORKS」です。
まさにLINEと同じようにビジネスチャットを行うことが出来ます。
また、最大の特徴として、会社のLINEアカウントで顧客の個人アカウントとつながることが出来るため、顧客との連絡がつけやすいです。（これもルール決めをしっかりしないと24時間仕事になる）
通常のLINEとの大きな違いは、パソコン上でメッセージのやり取りができることですね。個人向けのLINEでもパソコンでのやり取りは可能ですが、かなり使いづらいです。
その他、有料プランにはタスク管理やカレンダーなどが含まれるので、まずは無料で利用してみて、そのあと必要な機能があれば有料プランへ乗り換えるのが良いと思います。
日本産の使いやすいビジネスチャット「ChatWork」
次に紹介するのは、普及しているビジネスチャットでは珍しい日本製のサービス「ChatWork」です。
ものすごく感覚的なのですが、このチャットが個人的にはすごく日本向けに思えます。
わかりやすいインターフェイス。これまでのやり取りも検索しやすく、実に触り心地が良いです。実際、かなり多くの日本企業に支持されていますね。
こちらも無料から始められますが、長く使っていくには無料版での機能制限が多く、10名を超える規模の会社であれば、いずれ有料版にする必要が出てくるでしょう。
まずは無料版から利用してみて、触り心地に納得できれば、有料プランの導入を検討しましょう。
何でもできる優等生だが…。「Teams」
続いてご紹介するのが、あのMicrosoftさんが提供しているMicrosoft 365というサービスに含まれる「Teams」です。
個人的には、これ導入できるならこれ導入しとけ！という感じなのですが、これまで紹介した他のサービスに比べて割高です。
あと、使いこなすまでにかなり時間と労力がかかってしまう点がデメリットとしては大きいですね。
ただ、メリットも大きく、最新版のOfficeが使えたり、プログラミングをすることなく機能をブロック感覚で組み立ててアプリを作れるPower Automateなど、業務効率化に関わる様々な内容が一通り揃っています。
もし、買い切りの古いOfficeを使っている方は、最新のPowerPointを使ってみてください。腰を抜かすと思いますよ。適当な文章を勝手にデザインしてプレゼンにしてくれます。
話を戻しまして、Teamsは名前の通りチームでの作業をアシストする機能が充実しており、社内のデータをまとめておいたり、回覧板のようにお知らせを見られるようにしたり、各々のタスクを管理できる機能があったり、とにかく多くの機能があります。
使いこなせれば最強ですが、そのパワーを使いこなすには利用者にも力が必要です。
ここでいう利用者は、あなただけではなく、社長含む全員だということを忘れないでください。
やめとけ！「Slack」
Slackですが、やめておきましょう。この記事を読んでいるあなたには相応しくない！
Slackは本当に便利なツールです。しかし、Slackを便利に使うためにはあまりに知識が必要です。
前に勤めていた会社で、「Slackを使ってメッセージを送信したら、必ず電話で確認をする」というルールがありましたが、そんな会社がSlackを使ってもいいことなんて一つもありません！
悪いことは言わないのでやめておきましょう。
最強だがビジネスっぽくない…。「Discord」
最後に最強のチャットツール「Discord」
これは最強です。なぜなら無料にもかかわらずコミュニケーションが円滑になるような機能を大量に有しており、ことチャットのやり取りだけならば右に出るものはいません。
問題点はただ一つ。ゆるい…。
おおよそビジネスの場ではふさわしくない雰囲気があります。それでも便利すぎるため、ビジネスチャットとして導入している企業も少なくないです。
ただ、これを地方の中小零細企業の役員が使いこなしている姿は全く想像できませんね…。
これも機能が多すぎて、使う側の創意工夫が必要な気がします。
おすすめのビジネスチャットはどれ？
あくまで、IT人材が乏しい会社という前提で話をするならば、「LINE WORKS」か「ChatWork」をおすすめします。
無料である程度使いたいなら「LINE WORKS」
お金をかけても便利に使いたいなら「ChatWork」でいいと思います。
導入の流れ
正直、LINE WORKSにしてもChatWorkにしても、使い方自体はそんなに迷うことはないと思います。
メッセージを送る欄があって、LINEのようにメッセージを送ることが出来るだけです。
まずは全従業員のパソコンにチャットツールをインストールします。
もし、全員がパソコンを持っていないのであれば、各々のスマホにアプリをインストールしてもらうと良いですが、導入が決まる前に従業員に話しておくと抵抗感が薄らぎます。
そして、電話感覚で使ってもらいましょう。
業務日報がある会社であれば、まずはそれぞれの部署やグループごとにチャットのグループを作り、業務日報をビジネスチャットに移行するのが良いでしょう。
身もふたもないことを言うと、「なんであるのかわからないけどやってる業務」から移行するのが有効な気がしています。業務に実害が無い故に練習として優秀ですし、そのうち業務自体見直しをするきっかけにもなります。
全員が慣れてきたら、プロジェクトの進行をビジネスチャット上で行ってみましょう。
返事こそリアルタイムではないですが、いつでもメッセージを送れるのは意外とストレス軽減につながります。また、何よりも言った言わないの話が無くなるのが大きなメリットです。
だからこそ、口約束でもメモを残しておきましょう。
応用的な使い方
基本的には、電話の代わり、メールの代わりに使えばいいのですが、変わった使い方も紹介しておきましょう。
Twitterのようにつぶやく
これは案外効果があります。例えば上司が部下の状況を知りたい場合に、このつぶやきを見れば今何の仕事をしているか把握することが出来ます。
逆に、上司が暇かどうかわからない時につぶやきを見れば、今なら大丈夫そうなどの判断ができます。
部活動
大きな会社では部活動などを行っているところもありますが、総従業員数100名もいない会社ですと、社内の部活動はかなり厳しいです。
でも、入るのも抜けるのも自由なグループで「温泉部」「登山部」「写真部」などを作っておけば、同じ趣味の人同士が話すきっかけづくりになります。
まとめ
色々とご紹介しましたが、まずは無料で使えるLINE WORKSを電話代わりに使ってみるところから始めることをおすすめします。
使っているうちに、問題点が色々と見えてくると思いますので、柔軟にルールを制定しながら微調整をしていきましょう。
あくまで、便利にするのが目的、それは忘れないようにしましょう。
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